Jak wygląda współpraca z wolontariuszem? Jak postępować, żeby była ona korzystna dla obu stron?
Dlaczego warto współpracować z wolontariuszami?
Po pierwsze, możesz liczyć na pomoc w zadaniach organizacji. Mając więcej rąk do pracy, Twoja organizacja może lepiej wykonywać swoje zadania lub rozpocząć nowe inicjatywy. Ale nie tylko.
Wolontariusz to osoba, która wnosi do organizacji swoją wiedzę, kompetencje, doświadczenie. Być może rzuci nowe spojrzenie na to, co robicie już teraz. Być może z tej współpracy wynikną nowe pomysły?
Jak zadbać o to, żeby współpraca z wolontariuszem układała się jak najlepiej?
Zanim zaczniesz rekrutację
Zanim zamieścisz ogłoszenie o wolontariacie, warto abyś zapoznał się z podstawowymi aspektami prawnymi wolontariatu.
Aby współpraca z wolontariuszem układała się jak najlepiej, przede wszystkim określ potrzeby organizacji.
- Do jakich zadań potrzebujecie pomocy wolontariusza?
- Czy będzie to wolontariat stały, czy raczej związany z konkretną akcją?
Znając odpowiedź na powyższe pytanie, możesz określić oczekiwane cechy wolontariusza. To bardzo ważne, żebyś skierował zaproszenie do współpracy do odpowiednich osób.
- Czy wolontariusz powinien mieć jakieś konkretne kwalifikacje?
- Jaką wiedzę i umiejętności powinien posiadać (np. obsługa komputera, umiejętność pisania tekstów)?
- Jakie cechy powinien mieć wolontariusz (np. umiejętność pracy z ludźmi, wrażliwość)?
Przemyśl też, co zyska wolontariusz dzięki tej współpracy. Oczywiście, wolontariat jest pracą nieodpłatną. Ale warto zapewnić mu możliwość rozwoju, zdobywania nowych umiejętności.
Wskaż osobę, która będzie nadzorować pracę wolontariusza (np. koordynator wolontariuszy). Będzie ona utrzymywać stały kontakt z wolontariuszem i to do niej będzie zwracać się wolontariusz z prośbą o wsparcie.
Rekrutacja
Wiedząc, jakie są oczekiwane cechy wolontariusza, możesz najlepiej dobrać sposób dotarcia do wolontariuszy. Jeśli poszukujesz ludzi młodych, wykorzystaj Internet i sieci społecznościowe. Jeśli zwracasz się do uczniów, pomyśl o rozmieszczeniu plakatów w szkołach.
Napisz dobre ogłoszenie. Pamiętaj, aby zawrzeć najważniejsze informacje. Przede wszystkim napisz, do jakich zadań potrzebujesz wolontariuszy i czego od nich oczekujesz. Zobacz, co jeszcze powinno zawierać ogłoszenie.
Pamiętaj, żeby określić ścieżkę rekrutacji – czy kandydaci wypełniają ankietę zgłoszeniową? Kto będzie udzielał im informacji? Kto przeprowadzi rozmowę kwalifikacyjną? Pamiętaj, żeby odpowiadać na wszelkie pytania i wątpliwości kandydatów.
Po podjęciu decyzji możliwie szybko poinformuj kandydatów o podjętej decyzji (także odmownej). Podziękuj za poświęcony czas.
Wprowadzenie wolontariusza do organizacji
Ważny jest początek współpracy z wolontariuszem. Wspólnie określcie zakres obowiązków oraz przed kim odpowiada wolontariusz za wykonaną pracę.
Podpisz porozumienie wolontariackie – zobacz, kiedy porozumienie musi być zawarte na piśmie i jakie elementy powinno zawierać.
Zapoznaj wolontariusza z organizacją. Od początku zadbaj o to, żeby czuł się włączony w życie organizacji. Zapewnij go, że może liczyć na wsparcie i wskaż, kogo może prosić o pomoc.
Pamiętaj o tym, żeby przygotować wolontariusza do pracy. Dokładnie wyjaśnij, na czym polegają zadania. Upewnij się, że wolontariusz dokładnie rozumie, co ma wykonać. Jeśli trzeba, przeprowadź szkolenie lub krótkie warsztaty.
Przygotuj miejsce pracy. Przygotuj wolontariuszowi środki niezbędne do wykonywania zadań (np. odzież ochronna, stanowisko komputerowe, materiały).
Współpraca z wolontariuszem
Pamiętaj, żeby tworzyć partnerskie relacje z innymi członkami zespołu. Wolontariusz nie powinien czuć się gorszy od obecnego składu zespołu. Włącz go w życie organizacji.
Na bieżąco motywuj i wspieraj wolontariusza. Dobieraj zadania zgodnie z jego predyspozycjami. Przekazuj mu też odpowiedzialne zadania. Jeśli zadania będą zbyt trudne lub, wręcz przeciwnie, zbyt monotonne – wolontariusz może się zniechęcić.
Nie zapominaj doceniać wolontariusza. Warto, abyś chwalił go za to, co wykonał dobrze i podkreślał jego rolę w działalności organizacji.
Regularnie udzielaj informacji zwrotnej wolontariuszowi. Powiedz mu, co robi dobrze, a co jeszcze wymaga poprawy. Można np. organizować spotkania podsumowujące wolontariusza i jego opiekuna.
Zakończenie współpracy
Jeśli współpraca jest zakończona przed upływem terminu określonego w porozumieniu wolontariackim, należy je rozwiązać. Pamiętaj, że pisemne porozumienie można rozwiązać tylko pisemnie.
Warto zadbać o podsumowanie – indywidualną rozmowę, w trakcie której podziękujesz za współpracę i podsumujesz dokonania wolontariusza. Dobrą praktyką jest wystawienie opinii wolontariuszowi.
Warto utrzymywać kontakt z wolontariuszami także po zakończeniu współpracy – np. przesyłać życzenia świąteczne.